Офіційні документи, такі як свідоцтво про народження або шлюб, документи, видані органами юстиції та судами, оформлені нотаріусами, атестати та дипломи досить часто необхідно надавати за кордоном. Перед цим документ в обов'язковому порядку має бути легалізований. Процедура підтвердження автентичності офіційних документів за кордоном значно спрощена для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Більше 90 країн світу, які приєдналися до цієї угоди, проголосили запровадження апостиля.
АПОСТИЛЬ - це спеціальна форма засвідчення документів, призначених для використання на територіях інших держав. Апостилювання є підтвердженням того, що особа, яка підписала відповідний документ, мала для цього всі необхідні повновадження. Така форма легалізації визнається офіційними органами всіх держав-учасниць Гаазької конвенції, до якої у 2002 році приєдналася і Україна.
Щорічно близько 120 тисяч українців звертаються до органів юстиції з проханням проставити апостиль на офіційних документах. Донедавна жителям всіх областей потрібно було їхати з цією метою до столиці. Відтепер, завдяки запровадженню Електронного реєстру апостилів, уповноважені органи можуть дистанційно опрацьовувати документи, і громадянам більше не потрібно гаяти свій час та витрачати чималі гроші на поїздку до Києва. Приймати та розглядати документи для проставлення апостиля, а також видавати їх уповноважені територіальні органи юстиції, а семе відділи державної реєстрації актів цивільного стану.
В кожному уповноваженому районному відділі ДРАЦС проставленням апостиля займається окремо призначений співробітник. Саме формування штампу апоксиля здійснюється за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів у вигляді електронного документа. Більше того, будь-який громадянин може безоплатно перевірити факт видачі апостиля у режимі онлайн через веб-сторінку, яку веде адміністратор Електронного реєстру.
Для проставлення апостиля необхідно подати заяву (окремо для кожного документа), оригінал документа, на якому мають проставити апостиль, а також паспорт громадянина України або ж національний паспорт іноземця.
Звертатися за проставленням апостиля мають право також особи без громадянства.
Вартість штампу апостиля для громадян україни, іноземців та осіб без громадянства складає 3 неоподаткованих мінімуми доходів громадян (51 грн.), юридичних осіб - 5 неоподаткованих мінімумів доходів громадян (85 грн.). Від оплати цієї послуги звільнені інваліди І і ІІ груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти.
Процедура займає всього 2 робочі дні, і лише в таких випадках, як необхідність отримання зразка підпису, відбитка печатки або штампа або ж здійснення перевірки документів її може бути продовжено до 20 робочих днів.
У відділах ДРАЦС також можна дізнатись про особливості визнання документів з апостилем в тій чи іншій країні, котрі приєдналися до Гаазької конвенції.
Матеріал підготовлено Українським освітнім центром реформ
в рамках грантового проекту "Електронне урядування спрощує спілкування"
за підтримки американського народу, наданої через Агенство США
з міжнародного розвитку (USAID) в рамках проекту "Справедливе правосуддя"
